Ostatnia aktualizacja: 14 września 2026 · Wersja 2026-09-14
Ten dokument opisuje, co system naprawdę robi z danymi — nie to, co brzmi bezpiecznie. Jeśli któreś zdanie okaże się niezgodne z działaniem aplikacji, traktuj to jako błąd i napisz do nas; poprawimy dokument albo aplikację.
Administratorem danych osób korzystających z aplikacji (właścicieli i pracowników serwisów) jest:
White Group sp. z o.o.
ul. Pińczowska 3A, 26-026 Morawica
NIP 6572935717, REGON 369527885, KRS 0000719662
biuro@arkvik.pl
Osobna, ważna uwaga: wobec danych KLIENTÓW KOŃCOWYCH, które serwis wprowadza do systemu, administratorem jest ten serwis, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Zasady tego powierzenia opisuje umowa powierzenia przetwarzania danych, dostępna pod adresem /powierzenie.
Dane osoby korzystającej z aplikacji:
Dane klientów końcowych, które serwis wprowadza do systemu:
Zwróć szczególną uwagę: formularz zlecenia zawiera pola na kod odblokowania urządzenia oraz login do konta iCloud lub Google klienta. To dane dające dostęp do cudzego urządzenia i konta. Wprowadzaj je wyłącznie wtedy, gdy naprawa naprawdę tego wymaga, za wiedzą klienta, i usuwaj po zakończeniu naprawy. My tych pól nie odczytujemy i nie wykorzystujemy do żadnego celu.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Świadczenie usługi, prowadzenie konta, obsługa zleceń | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Rozliczenia, faktury, dokumentacja księgowa, KSeF | Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Bezpieczeństwo systemu, wykrywanie awarii i nadużyć | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Powiadomienia SMS o statusie naprawy | Wykonanie umowy serwisu z jego klientem; przy treściach marketingowych — zgoda |
| Funkcje sztucznej inteligencji (podpowiedzi, analiza poczty, import) | Prawnie uzasadniony interes; funkcje są opcjonalne i można ich nie używać |
| Newsletter i informacje o produkcie | Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, możliwa do wycofania w każdej chwili |
Funkcje oparte na modelach językowych korzystają wyłącznie z usług firmy Anthropic. Nie korzystamy z żadnego innego dostawcy modeli.
Do modelu trafiają, zależnie od użytej funkcji:
Mówimy to wprost, bo ma znaczenie przy ocenie ryzyka: dane NIE są przed wysłaniem do modelu anonimizowane ani maskowane. Ograniczamy jedynie długość przesyłanego tekstu. Jeżeli nie chcesz, aby dane Twoich klientów opuszczały Unię Europejską, nie korzystaj z funkcji oznaczonych jako AI — reszta systemu działa bez nich.
Anthropic przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający, na potrzeby udzielenia odpowiedzi. Transfer do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Zakres danych, z których korzysta asystent systemowy, ustawia właściciel lub manager firmy w Ustawieniach → Aplikacja → Asystent AI. Źródła z danymi osobowymi (zlecenia, klienci, SMS-y, poczta, zespół) są domyślnie wyłączone. Każdy użytkownik przyjmuje warunki asystenta przy jego pierwszym uruchomieniu — zapisujemy datę i wersję przyjętych warunków. Pełne warunki: /warunki-asystenta.
Podłączenie skrzynki Gmail jest dobrowolne i wymaga Twojej wyraźnej autoryzacji w oknie Google. Prosimy o dwa uprawnienia:
Nie prosimy o uprawnienia do zmiany ani kasowania wiadomości w Twojej skrzynce.
Co się dzieje z pobranymi wiadomościami:
Zgodnie z wymogami Google: dane uzyskane z interfejsów Google API wykorzystujemy i przekazujemy dalej wyłącznie w sposób zgodny z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług Google API, w tym z wymogami ograniczonego wykorzystania (Limited Use). W szczególności nie wykorzystujemy danych z Gmaila do reklamy, nie sprzedajemy ich, nie przekazujemy brokerom danych ani nie udostępniamy ich osobom w celu ręcznego przeglądania — poza przypadkami wymaganymi prawem, koniecznymi dla bezpieczeństwa lub wyraźnie przez Ciebie zleconymi.
Dostęp możesz odłączyć w każdej chwili w ustawieniach aplikacji oraz w panelu bezpieczeństwa konta Google. Po odłączeniu usuwamy token dostępu; pobrane wcześniej wiadomości usuwamy na Twoje żądanie.
System wysyła SMS-y do klientów serwisu — o przyjęciu zlecenia, gotowości do odbioru, wycenie do akceptacji. Do wybranego operatora (SMSAPI albo Zadarma) przekazujemy numer odbiorcy, treść wiadomości i nazwę nadawcy. Treść i status wysyłki zapisujemy w systemie, żeby serwis miał historię kontaktu.
System nie prowadzi rozmów głosowych, nie nagrywa ich i nie poddaje analizie. Jeśli kiedykolwiek to się zmieni, zmienimy najpierw ten dokument, a dopiero potem uruchomimy funkcję.
Poniższa lista obejmuje wszystkie podmioty, którym system przekazuje dane. Aktualizujemy ją przy każdej zmianie integracji.
| Podmiot | Rola | Zakres danych | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| Supabase | Baza danych, pliki, uwierzytelnianie | Wszystkie dane wprowadzone do systemu, w tym zdjęcia zleceń | Unia Europejska |
| Vercel | Hosting aplikacji | Logi żądań, adresy IP | UE / USA |
| Vercel (Web Analytics) | Statystyki odwiedzin strony — wyłącznie za Twoją zgodą | Adres odwiedzonej strony, adres źródłowy, kraj, typ urządzenia; nietrwały skrót adresu IP wygasający po dobie | UE / USA |
| Anthropic | Modele językowe (funkcje AI) | Treść analizowanych wiadomości, dane klienta z kartoteki, opisy usterek, skany dokumentów przekazane do importu | USA |
| Google (Gmail API) | Dostęp do skrzynki pocztowej po Twojej autoryzacji | Treść i metadane wiadomości, wysyłka w Twoim imieniu | UE / USA |
| Resend | Wysyłka poczty transakcyjnej | Adresy e-mail, treść wiadomości, faktury w załączniku | UE / USA |
| SMSAPI | Wysyłka SMS (jeśli wybrany) | Numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości, nazwa nadawcy | Polska |
| Zadarma | Wysyłka SMS (jeśli wybrany) | Numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości | UE |
| Stripe | Płatności abonamentowe | Dane rozliczeniowe abonenta | UE / USA |
| Sentry | Monitorowanie błędów aplikacji | Identyfikator użytkownika i firmy, rola, szczegóły techniczne błędu, nagranie sesji w chwili awarii (tekst zamaskowany) | UE / USA |
| Allegro | Integracja sprzedażowa (jeśli włączona) | Dane kupujących pobierane do systemu, treść ofert i stany magazynowe | Polska |
| Krajowa Administracja Skarbowa (KSeF, Biała lista VAT) | Obowiązki podatkowe | Pełne dane faktur, numery NIP | Polska |
Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywają się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Dotyczy to w szczególności Anthropic.
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Zgody, których udzieliłeś, możesz wycofać w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
Wniosek rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Kontakt:
biuro@arkvik.pl
Jeżeli jesteś klientem serwisu korzystającego z Arkvika i chcesz skorzystać ze swoich praw wobec danych, które ten serwis wprowadził do systemu, zgłoś się bezpośrednio do niego — to on decyduje o tych danych. My pomożemy mu technicznie.
Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Żaden system nie jest w pełni odporny na naruszenia. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, zawiadomimy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, a osoby, których dane dotyczą — bez zbędnej zwłoki.
Szczegóły opisuje osobny dokument dostępny pod adresem /cookies. W skrócie: używamy plików niezbędnych do działania i zapamiętania sesji oraz — za Twoją zgodą — narzędzia do wykrywania błędów. Nie stosujemy plików reklamowych ani śledzących między serwisami.
O istotnych zmianach uprzedzimy pocztą elektroniczną albo komunikatem w aplikacji, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Numer wersji i data ostatniej zmiany są podane na górze strony.