Umowa powierzenia przetwarzania danych

Po co ten dokument

Wprowadzając do Arkvika dane swoich klientów — nazwiska, telefony, opisy zleceń, zdjęcia urządzeń — pozostajesz ich administratorem. My te dane jedynie przechowujemy i przetwarzamy na Twoje polecenie, czyli jesteśmy podmiotem przetwarzającym.

Artykuł 28 RODO wymaga, żeby taka relacja była opisana umową. Bez niej to Ty, jako administrator, odpowiadasz za powierzenie danych bez podstawy — nie my. Dlatego udostępniamy tę umowę każdemu użytkownikowi i akceptujesz ją, zakładając konto.

Strony

Administrator: przedsiębiorca korzystający z Arkvika, wskazany w danych rozliczeniowych konta.

Podmiot przetwarzający:

White Group sp. z o.o.

ul. Pińczowska 3A, 26-026 Morawica

NIP 6572935717, REGON 369527885, KRS 0000719662

Przedmiot, czas i charakter przetwarzania

• Przedmiot: przechowywanie i przetwarzanie danych wprowadzonych przez Administratora do systemu Arkvik.
• Czas: przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usługi, powiększony o okres przewidziany na zwrot lub usunięcie danych.
• Charakter i cel: świadczenie usługi zarządzania serwisem — prowadzenie zleceń, kartoteki klientów, magazynu, dokumentów i komunikacji.
• Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane urządzeń, treść zleceń, dokumentacja zdjęciowa, dokumenty finansowe, historia komunikacji.
• Kategorie osób: klienci Administratora, ich pracownicy i przedstawiciele, pracownicy Administratora.

System nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO — danych o zdrowiu, poglądach, przynależności ani danych biometrycznych. Nie wprowadzaj ich do systemu. Zwróć też uwagę, że pola na kod odblokowania urządzenia i login do konta klienta dają dostęp do jego urządzenia i poczty — używaj ich tylko wtedy, gdy naprawa tego wymaga, i usuwaj po zakończeniu.

Nasze obowiązki

1. Przetwarzamy dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie — poleceniem jest korzystanie z funkcji systemu zgodnie z jego przeznaczeniem.
2. Zapewniamy, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności.
3. Stosujemy środki bezpieczeństwa odpowiadające ryzyku, opisane w sekcji poniżej.
4. Pomagamy Ci wywiązać się z obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i zgłaszania naruszeń.
5. Zawiadamiamy Cię o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, przekazując informacje potrzebne do Twojego zgłoszenia do organu nadzorczego.
6. Po zakończeniu umowy zwracamy dane albo je usuwamy — zgodnie z Twoim wyborem.
7. Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwiamy audyt na zasadach opisanych niżej.

Dalsze powierzenie

Wyrażasz ogólną zgodę na korzystanie przez nas z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych poniżej. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu z tej listy uprzedzimy z 30-dniowym wyprzedzeniem; jeśli się nie zgodzisz, możesz rozwiązać umowę o świadczenie usługi bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Zwróć uwagę na jedną pozycję, zanim włączysz odpowiadającą jej funkcję. Korzystanie z funkcji sztucznej inteligencji oznacza przesyłanie treści dokumentów i danych klientów do Anthropic w Stanach Zjednoczonych, bez wcześniejszej anonimizacji. Funkcja jest opcjonalna — system działa bez niej.

Na dalsze podmioty nakładamy obowiązki ochrony danych odpowiadające tym z niniejszej umowy. Odpowiadamy wobec Ciebie za ich działania jak za własne.

Środki bezpieczeństwa

• Szyfrowanie danych w tranzycie (TLS) i w spoczynku.
• Izolacja danych między firmami wymuszana na poziomie bazy danych.
• Kontrola dostępu oparta na rolach; hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne.
• Sekrety integracji przechowywane w wydzielonym magazynie kluczy.
• Codzienne kopie zapasowe z okresem przechowywania do 30 dni.
• Rejestrowanie czynności użytkowników w systemie.
• Monitorowanie błędów i awarii aplikacji.

Audyt

Masz prawo zweryfikować, czy wywiązujemy się z tej umowy. Na wniosek przekazujemy dokumentację opisującą stosowane środki. Audyt na miejscu lub przez wskazanego audytora jest możliwy nie częściej niż raz w roku, po uzgodnieniu terminu z 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i w sposób nienaruszający poufności danych innych klientów. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po naszej stronie.

Zakończenie współpracy

Po rozwiązaniu umowy o świadczenie usługi masz 30 dni na pobranie danych. Po tym terminie usuwamy je z systemów produkcyjnych; z kopii zapasowych znikają najpóźniej w ciągu kolejnych 30 dni. Możesz też zażądać usunięcia wcześniej — wykonamy to bez zbędnej zwłoki i potwierdzimy pisemnie.

Dane, których zachowania wymaga od nas prawo (przede wszystkim dokumentacja rozliczeniowa), przechowujemy przez okres wynikający z przepisów, wyłącznie w tym celu.

Kontakt w sprawach ochrony danych

biuro@arkvik.pl